1.組建簽證專項管理團隊

    建筑企業要組建一支簽證專項管理團隊，對項目中的簽證工作進行專項管理。團隊成員中應至少配備一名造價人員、技術人員、法務專員，分別從施工技術、工程造價、法律規定及合同約定等四個角度對簽證進行全面把關，確保每一份經過監理單位及發包人審核確認的簽證都是一份有效簽證，可直接作為結算程序，同時避免過期補簽、簽而無效的情形出現。

2.建立合同培訓及交底制度

    建筑企業可根據項目性質、規模及合同價款情況，就大中型項目設立合同培訓及交底制度，可聘請專業律師團隊對合同內容進行全面解讀，并對項目人員進行指導和培訓，將合同的有利條款和風險條款、操作注意事項通過合同培訓及交底的方式明確告知合同履約人員，讓每一個參與項目的技術、供應、預算、財務等管理人員對合同內容都有所了解，對自己的工作職責也做到心中有數。如此，建筑企業的簽證單質量才可不斷提高。只有項目部人員的簽證和索賠的意識轉化成實際行動，才能為建筑企業預防風險，開創效益。

3.嚴守合約，及時簽證

    實際施工過程中，不少發包人代表經常在工程例會上提出變更等要求，事后又不及時補發書面通知；還有不少項目經理在出現可簽證情形時不及時簽，只顧埋頭苦干，而缺乏書面簽字確認意識，導致很多簽證未及時辦理。因此，建筑企業應更新“服從甲方，不辦簽證”等舊觀念，嚴格按照合同約定，該簽則簽，刻不容緩。建筑企業該應重點注意的是，根據2013版施工合同第19款的相關規定，承包人不按合同約定的期限向發包人提出索賠的，則喪失索賠權利。

4.簽證時的注意要點

（1）以合同約定為準：即注意審查簽證內容是否屬于合同約定的工程范圍，對于簽證格式是否有明確約定；

（2）簽證的文字措辭恰當，依據要充分，要求發包人確認的意思表示明確；

（3）注意監理人及發包人在簽證單上批注“簽收”與“同意”的區別；

（4）對于發包人或其代表發出的口頭指令，應及時以書面形式要求發包人或監理補充確認；

（5）依據約定由發包人授權代表簽證：

第一，約定必須由多方共同簽字確認才能生效的，應遵照辦理；

第二，約定蓋章才能生效的，應及時提請發包人加蓋公章；

第三，對于各代表人有權限分工的情形，簽證應遵照辦理；

第四，發現授權文件授權不明時應及時發函要求發包人澄清。

（6）重視甲供材料簽證：

第一，甲供料改為乙供料時，應要求甲方發出書面指令，并明確乙供料計價方式等事項；

第二，甲供料范圍、損耗、計價方式等結算依據應約定明確；

第三，涉及到設計變更等事實導致甲供料用量增加的，也應及時簽證。

（7）積極與監理、發包人等相關方溝通，創造良好的簽證氛圍；

（8）在發生爭議時，應按照合同約定的索賠期限及時發出索賠意向通知書，否則將面臨逾期失權的不利后果。

5.規范簽證的送達方式

（1）結合簽證單的具體內容，向發包人發出簽證單的同時抄送監理、設計單位、勘察單位、指定分包商等相關方。設立收發文登記簿，對于不愿在文件上簽字的，可要求其在登記簿上簽收；

（2）建議采用EMS快遞（及時查詢簽收）或者雙掛號信的郵寄送達形式，建筑企業應在EMS快遞單或掛號信上注明內部文件詳細名稱及內容，同時復印所寄文件，會同郵寄憑證和簽收證明一并保存。郵寄送達后，建筑企業應及時到郵局復印收件人的簽收單原件，同時在EMS官網打印EMS送達記錄，并郵局加蓋查詢章后予以保存。

（3）采用E-mail、傳真等電子數據形式送達時，應注意與其他證據形式結合使用。

（4）對于重要的簽證文件資料，諸如涉及到重大設計變更、工期順延等簽證，建筑企業亦可采用公證送達的方式，讓公證部門對送達資料內容、送達過程進行公證，增強證明效力。

此外，建筑企業還應當做好工程簽證的歸檔工作，即安排專員對簽證進行分類管理，并保留好每一份簽證的原件以及與之對應的發文記錄、簽收記錄及審核結果。

                                                                                  (作者單位：中倫律師事務所）